Пункт 86 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
86. Для хранения документов, дел и изданий со служебной информацией ограниченного распространения на бумажном носителе помещения снабжаются необходимым количеством запираемых сейфов, металлических шкафов или шкафов. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Пункт 87 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
87. В структурных подразделениях организации с наличием большого количества документов со служебной информацией ограниченного распространения на бумажном носителе разрешается хранение их в специальных хранилищах (далее - спецхранилище) на открытых стеллажах при условии оборудования входных дверей надежными замками, а также персональной ответственности одного из работников организации за сохранность этих документов.
Заголовок главы 11 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
Глава 11. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на бумажном носителе и электронных документов
88. Проверка состояния и наличия документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в состав которой включаются работники службы ДОУ, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», проверка состояния и наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет.
Проверка наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) организации.
89. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий осуществляется в целях изучения, оценки организации и состояния работы с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», выявления недостатков и нарушений, установления их причин и выработки предложений, направленных на их предупреждение, а также оказания необходимой методической помощи.
Проверки подразделяются на комплексные (охватывающие все делопроизводство и участки работы с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально»), тематические (изучается состояние одного или нескольких направлений документационного обеспечения, проверяется наличие документов) и контрольные (выясняется действительность принятых мер по устранению недостатков, отмеченных при предыдущей проверке).
90. Проверки состояния документационного обеспечения, в том числе ограниченного распространения, осуществляют:
1) служба ДОУ организации - во всех структурных подразделениях организации, для проведения этой работы службой ДОУ при необходимости привлекаются работники других структурных подразделений организации;
2) служба обеспечения информационной безопасности;
3) ведомства, территориальные органы и подведомственные организации - в непосредственно подчиненных подразделениях.
Пункт 91 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
91. Проверке подлежат документы, дела, регистрационные учетные формы с грифами «ДСП» и (или) «Конфиденциально» независимо от того, где и у кого они находятся и времени их поступления (изготовления), а также способа их формирования (на бумажном носителе и электронные документы).
При незначительном количестве документов проверка проводится работником из числа руководящего состава структурного подразделения организации и работников ДОУ.
92. В ходе проверки проверяются движение, поступление, учет, оформление, отправка, размножение, приобщение или уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» за проверяемый год, а также учетные данные с фактическим наличием документов.
Движение документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» отслеживается по карточкам, журналам учета документов, реестрам, актам на уничтожение и другим регистрационным учетным формам, в том числе в СЭД.
93. По результатам проверки составляется акт о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» (далее - акт проверки), который составляется по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам. В акте проверки указываются:
1) вид проводившейся проверки и наименование структурного подразделения организации, где проводилась проверка;
2) основание проведения проверки;
3) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;
4) краткая характеристика состояния документационного обеспечения в работе исполнителей с документами;
5) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период, а также их отдельное количество по всем видам учета раздельно;
6) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;
7) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем числятся, причины непредъявления;
8) другие выявленные нарушения требований настоящих Правил, допущенные исполнителями или службой ДОУ, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
9) выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.
Акт проверки подписывается членами комиссии и представляется к ознакомлению руководителю или лицу, официально исполняющему обязанности руководителя проверяемой организации, под роспись.
94. Работники службы ДОУ, осуществляющие проверку состояния документационного обеспечения, вправе знакомиться со всеми документальными материалами и требовать представления справок, объяснительных, разъяснений по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
Пункт 95 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
95. Ответственным работником службы ДОУ проверяется соблюдение исполнителями порядка хранения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и работы с ними на рабочих местах (рабочие станции, за исключением зашифрованных дисков и средств вычислительной техники, предназначенных для обработки секретной информации, столы, запираемые сейфы, металлические шкафы или шкафы). Проверка производится в присутствии исполнителей, в случае их отсутствия - в присутствии его непосредственного руководителя.
Для проведения указанных проверок ответственным работником службы ДОУ заводится специальная рабочая тетрадь по учету проверок рабочих мест исполнителей, которая регистрируется в журнале учета рабочих тетрадей с пометкой «ДСП» по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.
Результаты проверок, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению записываются ответственным работником службы ДОУ в данную тетрадь и визируются руководителем службы ДОУ.
96. Об обнаружении в ходе проверки недостатков, которые могут нарушить порядок соблюдения административных процедур, фактах нарушений и непредъявлении документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» незамедлительно информируется руководитель организации.
97. Руководители структурных подразделений организации и службы ДОУ в месячный срок принимают меры к устранению всех отмеченных при проверке недостатков, приведению документационного обеспечения в соответствие с требованиями настоящих Правил.
98. О фактах утраты или кражи внешних (съемных) электронных носителей с электронными файлами таких документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометками «ДСП» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность служба информационной безопасности, руководитель организации и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности, а также в течение трех рабочих дней принимаются меры по проведению внутреннего расследования в организации с целью выяснения обстоятельств разглашения сведений с пометками «ДСП» или «Конфиденциально», утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, и розыску утраченных документальных и иных материалов.
99. Для проведения внутреннего расследования по фактам утраты, порчи документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, руководителем организации создается комиссия.
100. Результаты внутреннего расследования отражаются в заключении комиссии.
Заключение комиссии о результатах внутреннего расследования подписывается членами комиссии, а также руководителем организации, создавшим данную комиссию.
При проведении внутреннего расследования устанавливаются:
1) работники организации, действия (бездействие) которых привели к нарушению обстоятельств (последствий), предусмотренных в настоящих Правилах, и наличие вины работников организации в указанных действиях (бездействии);
2) причины и условия, обстоятельства (последствия), способствовавшие наступлению нарушений настоящих Правил;
3) характер и размер вреда, причиненного в результате действий (бездействия) работников организации.
Внутреннее расследование должно быть завершено не позднее чем через один месяц со дня принятия решения о его проведении.
101. По результатам внутреннего расследования принимаются меры по устранению нарушений, приведших к нарушениям требований настоящих Правил, а также привлечению к ответственности виновных лиц.
О мерах, принятых в организации по результатам внутреннего расследования, информируются органы национальной безопасности.
102. На утраченные документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем организации передаются в ведомственный архив организации для включения в дело фонда.
103. Обо всех фактах разглашения сведений с пометками «ДСП» или «Конфиденциально», утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, ставится отметка в журнале учета фактов утрат документальных материалов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и разглашения служебной информации ограниченного распространения по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.
104. Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки «ДСП» и (или) «Конфиденциально», не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, является основанием для привлечения виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.
Приложение 1 изложено в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 1
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Единый (типовой) перечень служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП»